Para las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) mexicanas, crecer sin elevar innecesariamente los costos, aprovechar mejor los recursos y mantener la competitividad depende cada vez más de su capacidad para tomar decisiones basadas en información precisa y oportuna. Sin embargo, a medida que aumentan las ventas, los clientes y las operaciones, también crece la dificultad para controlar los gastos, administrar los inventarios e identificar oportunidades de ahorro. La falta de información confiable y actualizada puede traducirse en costos adicionales, pérdida de productividad y decisiones que frenan la rentabilidad del negocio.
Y es que la digitalización de los pequeños y medianos negocios aún tiene retos importantes; si bien, más de 80% de las pequeñas empresas utiliza computadoras, según el informe Estadísticas a propósito del día de las micro, pequeñas y medianas empresas, del INEGI, eso no significa que tengan información integrada. Asimismo, y de acuerdo con datos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), más del 70% de las pequeñas y medianas empresas en América Latina toman decisiones financieras sin respaldo en datos. Una realidad que se vive en las PyMEs es la dispersión de la información entre hojas de cálculo, plataformas de facturación, sistemas contables independientes y registros manuales, lo que dificulta tener una visión completa del negocio, detectar ineficiencias y actuar a tiempo para evitar gastos innecesarios.
“Cuando una empresa comienza a crecer, también aumenta la cantidad de información que necesita gestionar para tomar decisiones. Si los datos de ventas, compras, inventarios y finanzas se encuentran dispersos en distintas herramientas, resulta más difícil identificar dónde se están generando gastos innecesarios, qué recursos no se están aprovechando adecuadamente o qué procesos están afectando la rentabilidad”, señala Carlos Castellanos Leal, director Comercial y de Servicio de Castelec Internacional, empresa mexicana de tecnología especializada en el desarrollo de software empresarial, con más de 30 años de experiencia. “Hoy es una realidad que las PyMEs deben dar el paso para profesionalizar su administración, optimizar sus operaciones y fortalecer su productividad y competitividad”.
Cuando las herramientas comienzan a elevar los costos y frenar el crecimiento
El crecimiento de una empresa no siempre se traduce en mayores ganancias. Cuando los procesos administrativos y operativos no avanzan al mismo ritmo que el negocio, el aumento de las ventas puede venir acompañado de mayores costos, errores, retrasos y pérdida de productividad, factores que terminan afectando la rentabilidad y la competitividad.
¿Cómo saber si una empresa ya necesita una herramienta más avanzada, como un ERP? El directivo de Castelec Internacional explica que no existe un tamaño de empresa ni un número de empleados que determine cuándo es necesario adoptar herramientas más robustas para gestionar la operación. Sin embargo, existen señales que permiten identificar cuándo los procesos actuales comienzan a generar costos innecesarios, limitar la capacidad de respuesta y dificultar el crecimiento.
Esto es fundamental si se considera que, de acuerdo con el estudio Panorama de la inteligencia artificial en México y Centroamérica 2025. Estrategias para acelerar la adopción efectiva, de KPMG, el 41% de las empresas encuestadas en México utiliza sus datos de manera aislada, sin una arquitectura centralizada que asegure la implementación consistente de buenas prácticas.
Entre los principales indicadores destaca:
• Costos operativos que aumentan por tareas duplicadas. Cuando varias áreas capturan la misma información en diferentes sistemas o archivos, se multiplican las horas de trabajo y el riesgo de errores. Además de elevar los costos administrativos, esta duplicidad reduce el tiempo disponible para actividades que generan valor al negocio.
• Pérdidas por falta de control de inventarios y recursos. No contar con información actualizada sobre existencias, costos y cuentas por cobrar dificulta planear las compras, optimizar el capital de trabajo y evitar inventarios excesivos o faltantes de productos.
• Más ventas, pero también más errores y retrasos. Las órdenes incorrectas, las diferencias de inventario, los problemas de facturación y los retrasos en las entregas generan costos adicionales, afectan la satisfacción del cliente y reducen los beneficios del crecimiento.
• Decisiones tardías que afectan la rentabilidad. Cuando preparar reportes de ventas, márgenes o compromisos de pago requiere varios días, la empresa pierde oportunidades para ajustar precios, controlar gastos, responder a cambios en la demanda o anticipar problemas de liquidez.
• Descoordinación que provoca gastos y pérdida de oportunidades. Si ventas compromete entregas sin conocer las existencias, compras adquiere productos sin una previsión de demanda y finanzas desconoce las necesidades de otras áreas, aumentan los riesgos de sobrecostos, compras innecesarias, incumplimientos y pérdida de clientes.
ERP para PyMEs, inversión tecnológica que puede traducirse en ahorros
Cuando estas dificultades se vuelven recurrentes, el problema pone en evidencia la necesidad de replantear cómo la empresa organiza, integra y utiliza su información para tomar decisiones y mantener su crecimiento.
Una alternativa para enfrentar esta complejidad son los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para PyMEs, que permiten conectar procesos mediante una plataforma compartida. Esta conexión facilita identificar cuánto hay disponible, qué compromisos de pago están pendientes, cuáles son los costos asociados a la operación y dónde pueden existir desviaciones presupuestales.
Sin embargo, la incorporación de estas herramientas no garantiza ahorros por sí misma. Castellanos señala que la inversión tecnológica debe responder a necesidades concretas del negocio. “La integración tecnológica debe responder a los problemas operativos de cada organización y no convertirse en un proyecto de digitalización sin objetivos definidos”. Desde esta perspectiva, las PyMEs pueden priorizar los procesos donde los errores, las ineficiencias o la falta de control representan un mayor impacto económico.
Por ello, al evaluar qué ERP conviene para una PyME que está creciendo, Castellanos señala que es importante considerar la capacidad de integración del sistema, su adaptación al giro de la empresa, la posibilidad de incorporar nuevas funcionalidades conforme evolucionen las necesidades del negocio y la disponibilidad de soporte técnico.
Más allá de la inversión inicial, el análisis debe considerar qué costos busca reducir la empresa, cuánto tiempo podría ahorrar en tareas administrativas y cómo mejoraría el control sobre inventarios, cuentas por cobrar, compromisos de pago y márgenes operativos. Estos indicadores permiten evaluar si la evolución de sus herramientas de gestión se traduce en una operación financieramente más eficiente, que les permita a las PyMEs transformar los datos comerciales, financieros y operativos en información útil mediante herramientas de inteligencia de negocios e inteligencia artificial, ayudando a las empresas a identificar oportunidades, evaluar su desempeño y tomar decisiones oportunas para mejorar su rentabilidad.
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